STEP BY STEP MEMBUAT VISA STUDENT UK SENDIRI

Proses membuat visa ini membuat semua orang agak-agak nervous, karena tidak ada statement resmi mengenai dokumen apa saja yang wajib dibawa, dan bagaimana alur detilnya. jadi, mudah-mudahan tulisan yang dibuat berdasarkan pengalaman pribadi saya ini dapat membantu.

 

DOKUMEN YANG PERLU DIPERSIAPKAN

1. PRINT Appointment Confirmation Barcode
2. Print out email bukti bayar IHS
   1. Your Immigration Health Surcharge payment
   2. IHS000000000 :your immigration health surcharge reference number
3. Print email bukti bayar Visa
   1. Visa4UK – Confirmation Of Your Visa Application Payment
   2. Visa application appointment confirmation
   3. Visa Application Confirmation Email for GWF000000000
4. Formulir aplikasi visa
5. Hasil Medical Check up
   1. Sertifikat TBC
   2. Diagnosa dokter
6. Paspor
   1. Paspor baru
   2. Paspor lama
7. CAS
8. Ijazah
9. Terjemahan ijazah
10. Transkip
11. Terjemahan transkip
12. Sertifikat IELTS
13. Akta Lahir
14. Terjemahan Akta Lahir
15. KK (Kartu Keluarga)
16. Terjemahan KK
17. LoG (letter of Guarantee)
18. Make a copy of all

untuk memudahkan dalam menyusun berkas yang akan dibawa pada saat appointment visa, kamu bisa download list berkas yang telah saya buat disini

 

PERSIAPAN BERKAS

Karena visa baru bisa diurus tepat 3 bulan sebelum tanggal dimulainya studi yang tertera di LoA, maka pendaftaran aplikasi visa pun baru bisa disubmit 3 bulan sebelum tanggal mulainya studi. Namun  sebelumnya kamu sudah bisa memulai mempersiapkan berkas-berkas yang diminta. Yang perlu diurus secepatnya karena memakan waktu adalah:

1. Hasil Medical Check up (baca disini)
   1. Sertifikat TBC
   2. Diagnosa dokter
2. Terjemahan Akta Lahir
3. Terjemahan KK

Untuk servis terjemahan harus menggunakan terjemahan tersumpah yang list nya bisa didapat di website UK embassy disini. saya sempat mengemail hampir seluruh sworn translator yang ada di list tersebut, karena sebelumnya saya menggunakan jasa sworn translator yang banyak beredar di kalangan awardee-awardee beasiswa karena harganya yang sangat murah 35.000. namun mungkin karena semuanya menggunakan jasa sworn translator tersebut, akhirnya berkas saya hingga 2 minggu tidak selesai juga di translate, padahal umumnya paling lama hanya 3 hari. akhirnya saya mencari jasa sworn translator lain yang tertera di list Sworn translator UK embassy yang murah dan cepat juga. Dimana translate KK dan Akta lahirnya masing-masing Rp.50.000, jadi totalnya Rp. 100.000, selesai dalam setengah hari kerja saja. ohya caranya hanya dengan mengemail sworn translator tersebut, disertai dokumen yang ingin di translate. Berikut detailnya:

Pak. Udin . Phone.081288177668/ 085749777668

 

 

STEP BY STEP PENDAFTARAN APLIKASI VISA UK STUDENT ONLINE

1. Masuk ke laman https://www.visa4uk.fco.gov.uk/home/welcome dan clik ‘register an account’
2. Setelahlog in, pilih menu ‘Apply for myself’. Isi data diri dan pilih visa type ‘PBS Tier 4 Student’ dan bagi awardee LPDP pilih visa sub type Tier 4 (General) Student, lalu create application
3. Klik‘Go to Application’
4. Akan tersedia 6 Tab utama yang terdiri dari :
   1. Pasport and Travel Information
   2. Personal Details and Travel History
   3. Family Details
   4. Medical Treatment
   5. Ter 4 Student
   6. Additional Information

 

Berikut adalah detail yang perlu diisi:

-PASSPORT AND TRAVEL INFORMATION-

akan ada pertanyaan general seperti nama, tempat dan tanggal lahir, gender, nationality. Beberapa pertanyaan yang sedikit membingungkan:

• Do you currently hold, or have you held, any other nationality or nationalities? Kalau saya jawab ‘no’
• Passport and travel information
  1. Place of issue – ‘Banda Aceh’ sesuai kota diterbitkannya paspor
  2. Issuing Authority – ‘Banda Aceh’ karena tidak adanya informasi mengenai otoritas yang menandatangani paspor, maka tetap diisi kota yang menerbitkan paspor. Baisanya paspor baru tidak ada info mengenai issuing authority.
• Are you a national of the country in which you are applying? – ‘yes’ (apakah anda memgang kewarganegaraan dari negara dimana anda sedang apply visa saat ini? )

 

-Travel Information-

1. Are you travelling with anyone? – ‘no’ , (walaupun bisa jadi berangkatnya dengan teman, tapi yang ditanya apakah anda berangkat dengan saudara kandung, orang tua yang terkait hubungan kekeluargaan dengan kita, atau hubungan lainnya, menurut saya ini sih makna pertanyaan ini, jadi saya jawab ‘no’)
2. Date of Planned arrival in the UK ? – masukkan tanggal kamu planning tiba di UK, tanggalnya bisa di kira-kira saja. Tidak boleh lebih dari 30 hari sebelum tanggal dimulainya studi yang tertera di LoA.
3. Ho long do you intend to stay in the UK? – jawabnya sesuaikan dengan LoA saja, yakni ‘1 year’
4. What is the main address and contact detail of where you will be staying whilst in the UK? – kalau belum tahu akan tinggal dimana, masukkan alamat universitas kita di UK. Biasanya dibagian paling bawah CAS tertera lengkap alamat, nomor telp dan email universitas kita. Masukkan sesuai yang tertera di CAS tsb.

 

-Personal Details and Travel History-

• Pada bagian Personal Details akan ditanyakan:

1. What is your permanent residential address and contact details? – isi alamat kita di Indonesia seperti biasa
2. How long have you lived at this addres? – isi sesuai kenyataan aja
3. Are you preferred contact details different from the contact details already provided above? – isi sesuai keinginan yes or no.

 

• Pada bagian Travel and Criminal History akan ditanyakan:
  1. Have you been issued any visa for the UK, UK overseas Territories or Commonwealth Country in the last 10 years? – isi sesuai kenyataan aja “ yes or no”,
  2. Have you ever travelled to the UK in the last 10 years? isi sesuai keadaan
  3. Have you made an application to the home office to remain in the UK in the last 10 years?- isi sesuai keadaan
  4. Have you been refused entry to the UK in the last 10 years (for example at a UK airport or seaport? – isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  5. Have you been deported, removed or otherwise required to leave any country includin UK in the last 10 years? isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  6. Have you ever voluntarily elected to be depart the UK? isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  7. Are you have been subject to, an exclusion order from the UK? isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  8. Have you ever travelled outside your country of residence, excluding the UK, in the last 10 years? isi sesuai keadaan. Kalau pernah jawab ‘yes’, kalau ga jawab ‘no’
  9. Please enter details – isi sesuai tanggal travelling yang ter-cap di paspor, kalau lupa tanggalnya, bisa dikira-kira saja. Bisa nulis dari yang paling baru ke yang paling tua.
  10. Do you have a UK National Insurance Number? (Uk Insurance Number berbeda dengan IHS yang kita bayar saat menyelesaikan visa) – isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  11. Have you ever been convicted of any criminal offence in the UK or any country? – isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  12. Have you ever been arrested and charged with any offence in any country and are awaiting , or are currently on trial? – isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  13. Have you ever been involved in, supported or encouraged terrorist activities in any country? Have you ever been a member of, or given support to, an organisation that has been connected with terrorism?  – isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  14. Have you ever, by any means or medium expressed views that justify or glorify terrorist violence or that may encourage others to commit acrs of terrorism or other serious criminal acts?  – isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  15. In times of either peace or war have you ever been involved in, or suspected of involvement in, war crimes, crimes agains humanity, or genocide? – isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  16. Have you enggaged in any other activities that might indicate that you may not be admitted to the UK? ? – isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  17. If we need to interview you , what language would you like to use in the interview? – ‘English’
  18. Have you received any other penalty in relation to a criminal offence, for example a caution, reprimand, warning, or similar penalties in the UK or any other country? – isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’
  19. Have you had any UK judgement againsts you for non-payment of a debt, or received a civil penalty under UK immigration Acts? – isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’

 

 

-FAMILY DETAILS-

• Spouse/partner
  1. What is your marital status ? – isi sesuai keadaan
• Father (pertanyaan mengenai biodata ayah)
• Mother (pertanyaan mengenai biodata ibu)
• Dependant Children
  1. Do you have any dependant children? – isi sesuai keadaan. Kalau saya jawab ‘no’
• Non dependant children
  1. Are any other children travelling with you? – isi sesuai keadaan. Kalau saya jawab ‘no’

 

-MEDICAL TREATMENTS-

1. Have you ever received medical treatments in the UK? – isi sesuai keadaan. But mostly will answer ‘no’

 

 

-TIER 4 STUDENT-

• Sponsor
  1. Give your tier 4 sponsor’s license number? – masukkan sesuai di CAS. Di CAS terbitan UCL disebutkan pada bagian ‘UCL sponsor number:’. Sponsor number ini berbeda dengan CAS reference number. Jadi mohon berhati-hati dalam mengisi.
  2. What is the name of your sponsor? – nama universitas kita di UK
  3. What is the full address of your sponsor? – masukkan alamat universitas kita di UK. Biasanya alamat ini juga disebutkan di CAS, jadi sesuaikan saja.

 

 

• Studies
  1. What is your confirmation of Acceptance for Studies Number? – isi sesuai yang disebutkan di CAS. Di CAS terbitan UCL disebutkan sebagai ‘CAS reference number’ (kalau perlu copy paste saja, biar sama persis)
  2. What is the title of your course?  – isi sesuai yang disebutkan di CAS (kalau perlu copy paste saja, biar sama persis)
  3. What is the level of the course and qualification? – isi sesuai yang disebutkan di CAS (kalau perlu copy paste saja, biar sama persis). Di CAS terbitan UCL disebut sebagai ‘Academic Level:’
  4. Start date of course? – isi sesuai yang disebutkan di CAS
  5. End date of course? – isi sesuai yang disebutkan di CAS
  6. have you already started studying this course? – jawab sesuai keadaan, mostly jawab ‘no’. Karena memang belum mulai.
  7. What is the addres of the main site of study? – isi sesuai yang disebutkan di CAS (kalau perlu copy paste saja, biar sama persis)
  8. Confirm which of the following options apply? Pilih ‘studying’
  9. Have you been assessed by the sponsor by other means, for example references or a portofolio of artwork? – pilih ‘no’
  10. Please indicate how you meet the minimum english language requirement relevant to your course? – isi sesuai CAS. Jadi kamu bisa pilih ‘Your sponsor is Higher Education Institution (HEI), and has made its own assessment of your english language ability’. Sesuai Pada CAS terbitan UCL disebutkan sebagai ‘English Level Assessment: Higher Education Institution (HEI) sponsor has made assessment’.
  11. Are you required to obtain permission from the Academic technology Approval Scheme (ATAS)? – isi sesuai CAS. Kalau disebutkan di CAS ‘ATAS is not required’, maka pilih ‘no’.

 

• Maintenance and Fees
  1. How much are the fees for your course of study ? – isi sesuai CAS
  2. Have any of course fees been paid? – biasanya sih belum. Jadi pilih ‘no’.
  3. Do you have sufficient funds to cover remaining course fees? – jawab saja ‘yes’
  4. Have any of your accomodation fees been paid to your sponsor? – jawab sesuai keadaan. Kalau saya jawab ‘no’
  5. Do you receive support from a financial sponsor that meets the UK Visa and Immigration definition of a financial sponsor? – kalau yang dapat beasiswa dari badan resmi pilih ‘yes’
  6. What is the name of the official financial sponsor? – kalau LPDP masukkan ‘Indonesia Endowment Fund for Education’
  7. How much in GBP is the official financial sponsor or Government sponsor paying towards your expenses? – isi sesuai keadaan. Kalau yang dari beasiswa, maka isi total dari Tuition fee + (12x Living Allowance)
  8. Course fees? – isi sesuai CAS
  9. Maintenance fees? – apabila kuliahnya 1 tahun atau 12 bulan, maka total dari 12 x Living Allowance
  10. Do you have any remaining fees and maintenance still due for payment ? jawab ‘no’
  11. Do you have money in your own name? – jawab sesuai keadaan, untuk yang mendapat beasiswa jawab ‘yes’. Karena ada dana yang diberikan diluar tuition fee dan LA seperti yang disebut di atas ke rekening kita pribadi seperti book allowance, dll.
  12. Do you have money in your name? – jawab ‘yes’
  13. What original documents have been supplied showing evidence of funds for the fees that still need to be paid? – untuk yang mendapatkan beasiswa jawab ‘ Letter of Guarantee’.

 

• Points Claimed
  1. Confirmation of Acceptance for studies? – isi ‘30’
  2. Maintenance? – isi ‘10’
  3. Total ? – isi ’40’ (dari 30+10)

 

 

-ADDITIONAL INFORMATION-

• Is there any other information you wish to be considered as part of your application? – kalau tidak ada jawab ‘none’. Kalau ada , seperti ingin menjelaskan kenapa pernah di tolak proses visa UK sebelumnya, maka jelaskan disini dengan detail.

 

 

 

LANGKAH-LANGKAH SELANJUTNYA

1. setelah data terisi penuh, klik ‘Confirm Application’
2. Maka akan keluar seluruh summary isian kita sebelumnya. Baca ulang, apakah ada yang salah. Bila ada yang salah maka klik ‘Return to Application’. Apabila semua isian telah benar klik ‘ Submit Application’.
3. Setelah klik ‘Submit Application’ maka akan keluar pop up ‘Sign Declaration’. Scroll ke bagian paling bawah.
4. Pada bagian mandatory information. Di bagian ‘Signature’, isi dengan nama lengkap kita. ‘Date signed’ adalah tanggal dihari kita signed.
5. Kemudian klik ‘Signing Declaration’
6. Kemudian kembali ke home Visa Application kita masuk ke halaman Biometric Residence Permit (BRP) Collection. Bisa kita isi dengan kode pos  tempat BRP collection universitas kita. Atau di kantor post terdekat dengan alamat kita di UK.
7. Kemudian klik ‘Confirm’.

   

8. Kemudian kembali ke Home Visa Application. Klik ‘Book Appointment’
9. Pada bagian isian Select your appointment location. Pilih region dimana kita akan melakukan appointment. Bisa di jakarta, surabaya, dan bali. Dan pilih visa appointment type ‘ PBS tier 4 student’. kemudian Klik ‘next’
10. Kemudian muncul halaman ‘Select Appointment Date and Time’. Nanti akan keluar tanggal dan jam yang tersedia. Kamu tinggal pilih. Kadang satu waktu appointmentnya penuh. Kemudian besok kosong kembali. Hal ini terjadi karena pada saat bersamaan ada banyak orang lain yang juga sedang book appointment, namun kemudian mereka gagal membayar visa fee dalam waktu 3 jam. Maka appointmenya hangus, dan harus rebook lagi. Jadi bisa jadi pada waktu tertentu, tanggal dan waktu yang sebelumnya tidak tersedia kembali tersedia lagi.

    

11. Klik next.
12. Kemudian akan kembali ke application Home. Klik ‘Pay for IHS’
13. Kamu akan masuk ke halaman Pay towards your healthcare in the UK. Pada bagian paling bawah klik ‘continue’.
14. Kemudian masukkan biodata lagi. Given name, family name, email, nationality, visa route (isi PBS Tier 4 Student), visa type (Tier 4 (general) student), Course start date (isi sesuai CAS), Course end date (isi sesuai CAS), Pasport number, Date of Birth. Kemudian setelah terisi semua klik ‘save and continue’.
15. Kemudian masuk ke halaman selanjutnya, bagian paling bawah klik ‘ these details are correct’
16. Masuk ke halaman ‘declaration, klik ‘I agree’
17. Klik ‘pay now’. Kemudian akan keluar detail pembayaran IHS, setelah isian semua telah benar, klik ‘make payment’. (Bisa dibayar menggunakan kartu kredit ataupun debit yang sudah di verified dari mastercard ataupun visa. Untuk mendapatkan service debit yang dapat membayar online, kamu harus mendatangi customer service bank dulu untuk mengaktifkan servis ini. pada saat saya melakukan pembayaran pada tanggal 29 juni 2016, total nilai IHS yang harus dibayar senilai 342USD)
18. Setelah melakukan pembayaran kembali ke application home. Klik ‘pay for application’ sama seperti memabayr IHS, dapat dilakukan dengan kredit card maupun debit bertanda visa/ mastercard. pada saat saya melakukan pembayaran pada tanggal 29 juni 2016, total nilai biaya aplikasi visa yang harus dibayar senilai 499USD)

 

 

MENGHADIRI APPOINTMENT VISA

1. Tentu saja datang ke Kuningan City Mall Jakarta, dan langsung menuju ke lantai 2, karena VFS untuk UK berada di lantai 2.
2. Pada saat menghadiri aplikasi visa. Mohon sudah hadir ditempat 10 menit sebelum jadwal yang tertulis di appoinment. Biasanya kita baru boleh dipersilakan masuk 5 menit sebelum appointment
3. Pada saat datang langsung menunjukkan paspor dan lembar appointment dengan barcode.

   

4. Dilarang membawa laptop kedalam ruangan, sehingga laptop harus dititipkan ke petugas disamping pintu masuk, dan bayar 35.000 rupiah.
5. Pada saat masuk, handphone diminta untuk dimatikan, dan akan ada pemeriksaan isi tas.
6. Kemudian kita akan langsung menuju ruangan visa UK, di pintu masuk sudah ada petugas yang akan menanyakan apa keperluan kita. Apabila akan mengurus visa maka dia akan mengambilkan karcis pengurusan visa untuk diberikan kepada kita, sekaligus membukakan pintu yang terkunci.
7. Sampai diruangan langsung nampak kursi tunggu, kita diminta menunggu hingga nomor karcis kita dipanggil. Teller/ petugas yang mengumpulkan berkas juga akan ikut memanggil. (jadi rame ya, seperti di pajak ikan. Haha)
8. Sesampai di depan teller, teller akan menanyakan apakah kita sudah memisahkan dokumen yang asli dan kopian?, kalau sudah, dokumen tersebut bisa langsung diberikan kepada teller. Dia akan memeriksa dan menyusun kembali. Pastika dokumen kamu sudah lengkap, karena mereka tidak akan memberitahu, atau memang tidak tahu apakah dokumen kita sudah lengkap belum.
9. Teller akan memberikan 3 lembar yang perlu diisikan, berupa beberapa pertanyaan seputar dokumen apa saja yang sudah kita lampirkan, tulis dengan lengkap, dan pastikan mencentang dengan tepat. jangan sampai ada yang tertinggal. Tidak perlu buru-buru akibatnya jadi panik. Take your time, and enjoy.
10. Kalau sudah kita akan ditanyakan mau visa regular atau prioritas. Kalau regular akan memakan waktu 15 hari, kalau prioritas maksimal 5 hari. Untuk prioritas ada biaya tambahan yang bisa dibayar cash maupun menggunakan cc atau debit card, nilainya sebesar 3 juta rupiah. Karena saya sedang tidak buru-buru maka saya memilih visa regular.
11. Kemudian akan ditanyakan juga apakah visanya akan diambil sendiri, diambilkan orang , atau ingin dikirimkan dengan ekspedisi. Kalau ingin diambilkan orang, maka akan diberikan surat kuasa. Ketika mengambil harap membawa surat kuasa tersebut, dan juga fotokopi ktp kita, dan fotokopi ktp pengambil visa. Kalau ingin dikirimkan via ekspedisi maka ada biaya pengiriman kalau tidak salah Rp. 125.000,-
12. Setelah proses selesai, teller kaan memberikan tanda transaksi/ tanda terima berkas. seluruh berkas diambil oleh teller baik asli maupun kopian.
13. Kemudian kita diminta menunggu kembali dikursi tunggu, untuk dipanggil BRP collection
14. Setelah dipanggil ke BRP collection, di ruangan tersebut hanya ada1 orang yang menunggu kita. Kita diminta untuk melihat ke kamera atas selama beberapa detik. Mohon tidak menggunakan kontak lense. Nanti bakal disuruh buka. Kemudian pengambilan sidik jari yang akan dipandu.
15. Setelah BRP collection selesai, kita diminta menunggu kembali untuk wawancara
16. Interview ini sendiri berjalan santai. Akan ada satu orang yang berbicara dengan kita melalui teleconference. Yang ditanyai seputar, what is your name, why do you wanna study in the UK, why do you pick this course, what is ur plan after you finish your master degree. Pertanyaan –pertanyaan sederhana saja. You can answer anything you like, as long as it doesn’t sound too silly. Dan selesai
17. Setelah semua proses selesai, kamu sudah bisa lenggang kangkung untuk pulang. Dan jangan lupa ambil laptopnya dititipan.

 

 

 

MASALAH-MASALAH

Apabila kamu menjumpai masalah, seperti kamu sudah harus menghadiri appointment visa dan ternyata di formulir visamu ada data-data yang salah diisi. Maka ketika di depan teller/petugas visa kamu bisa memberitahukan hal ini. biasanya mereka hanya akan meminta kita untuk mengoreksi aplikasi tersebut ditempat dengan polpen, kemudian diparaf pada bagian yang dikoreksi. Untuk masalah pembayaran kamu bisa baca di salah satu blog awardee ini https://saradhane.wordpress.com/2016/08/11/tragedi-visa-uk/.

referensi-referensi lainnya bisa dibaca disini applying-sudent-visa-tier-4-for-uk-ngurus-sendiri-kenapa-nggak dan pengalaman-aplikasi-uk-tier-4-general-student-visa-mei-2016-all-by-myself

webpage UCL untuk proses pembuatan visa https://www.ucl.ac.uk/iss/immigration-visa/applying-outside-the-UK 

 

 

MENUNGGU HASIL

Setelah 15 hari kerja kamu akan menerima email bahwa visa telah selesai di proses, namun di email tidak dicantumkan apakah visa kita terbit atau gagal. apabila gagal akan disertai surat yang menjelaskan kenapa gagal.

Apabila sudah 15 hari kerja kamu belum juga menerima email, kadang ada kasus mereka ternyata salah input email, akhirnya kamu jadi ga menerima email. Untuk kasus seperti ini bisa langsung mendatangi VFS, bisa jadi visa nya malah sudah selesai aja.

Visa yang diberikan merupakan entry clearance/ visa sementara yang ditempel di paspor, yang hanya berlaku 30 hari saja dari sejak tanggal kedatangan yang kita pilih. Untuk itu kita harus segera Collect BRP di kantor post atau universitas yang kita isi di applikasi setibanya di UK. baru kemudian kita mendapat Student Visa setahun.

*membuat visa tidak semengerikan yang kita bayangkan, lebih mirip seperti pergi ke bank, dimana semua petugasnya sangat ramah. Jadi santai saja ya. Yang penting dokumennya semua lengkap.

setelah semuanya jadi, visanya keluar. huuuuu.. berasa welcomed to go to UK now. saya akan berangkat tanggal 9 september 2016, sendirian teman-teman. Wuuu jungle gurl go to big city.  wish me luck!

 

BACA JUGA:

BLOG SCROLL BELAJAR PERSIAPAN SELEKSI SUBTANTIF BEASISWA LPDP dan SI

MEMBUAT SERTIFIKAT BEBAS TBC UNTUK PROSES VISA UK

ULTIMATE CHECKLIST FOR UNIVERSITY LIFE

LIST OF FLIGHTS’ BAGGAGE ALLOWANCE